Quando a informação do sistema não está disponível sempre que um profissional precisa dela, a culpa geralmente cai sobre o software.
Sem que os gestores percebam, todos na empresa começam a acreditar que a única alternativa é trocá-lo ou, como não confiam mais na solução após várias trocas de versões, controles paralelos são feitos para contornar os problemas mal resolvidos. Trabalho com venda de software desde 2005 e sempre enfrento o desafio de mostrar como estes dois cenários se edificam depois da entrada de um sistema no ar. Ambos finalizam quando o conhecimento da empresa (entende-se pelo conjunto de processos, pessoas e sistemas) se distancia da versão implementada no tempo. Os dois cenários podem ser percebidos nos gráficos abaixo.
Digamos que estamos falando sobre um cliente que comprou um software ERP. O primeiro quadro aparece quando a empresa implanta o ERP (no momento A) e mantém a versão sem se preocupar com as novas disponíveis pelo seu parceiro de software após a implantação. Através da própria Evolução natural da ERP, a empresa poderia fazer com que as práticas implantadas em cada nova versão melhorassem o desempenho do conhecimento da empresa. Todavia, vários outros fatores internos influenciam negativamente para que este cenário seja identificado.
Acontece quando há alta rotatividade dos profissionais, quando o treinamento é feito internamente e não por profissionais especializados no ERP, quando se esquece e deixa-se de lado práticas implantadas no início e principalmente, quando a liderança não cobra por informação do sistema. O fato do gestor aceitar informações cujo as origens são controles paralelos ao ERP, torna este último o principal motivo para o declínio do ERP. A decisão de trocar acontece quando o gestor percebe que o custo para recuperar o conhecimento adquirido na Versão instalada é muito maior ou igual ao que fora investido na implantação.
Perceba que a distância entre o ponto 1 e 2 no gráfico abaixo representa o volume de investimento que sua empresa deverá fazer para retomar a confiança no sistema.
FIGURA 1: Investimento para retomar a confiança no sistema atual.
Já no segundo cenário, a decisão de trocar de ERP acontece quando percebe-se que as exigências internas por informação ultrapassam a capacidade do sistema implantado no passado. A empresa cresce, os processos ficam cada vez mais complexos e o ERP vem apresentando problemas para acompanhar essa evolução. Durante um tempo, apenas fazer uma atualização de versão pareceu atender a necessidade, mas chega o momento em que só a atualização da versão não atende as necessidades, ou seja, o conhecimento da empresa é maior do que o conhecimento contido no sistema que ela utiliza.
É nesse momento que o gestor começa a entender que ele está pagando caro para seu parceiro de software aprender com ele. A distância entre o ponto 1 e 2 no gráfico abaixo representa o volume de investimento que a empresa está fazendo para o sistema atual atender as suas necessidades.
FIGURA 2: Investimento no sistema atual atender a necessidade da empresa.
É importante conhecer estes cenários e identificá-los antes de tomar a decisão para não fazer nenhum investimento errado na hora de trocar de ERP ou decidir por manter o atual. Nem sempre essa mudança fará com que sua empresa passe do cenário 1 para o cenário 2. O contrário pode ser verdadeiro. A exigência das pessoas por informação, integração de outros sistemas e atendimento de novos processos não garante que a troca por outro ERP mantenha sua empresa em constante evolução.
O correto a fazer é usar um processo de avaliação elaborando uma RFP (Request For Proposal) que vai pontuar os requisitos do novo ERP ou usar um parceiro de negócio para intermediar essa avaliação. São estes dois cenários que apontam os motivos pelos quais a informação não está disponível quando os gestores precisam.
